وحدة القلم السري
السيدة إخلاص محمد صمد
مسؤول وحدة الصادر والوارد السري📥 أولاً: مهام عمل وحدة الوارد السري
استلام الكتب والمخاطبات الرسمية السرية من مختلف الجهات الوزارية والجامعية.
تسجيل كافة الكتب الواردة في سجل الوارد السري الخاص بانتظام.
تثبيت رقم الكتاب الرسمي، تاريخه، والجهة المرسلة بدقة عالية.
ختم الكتاب بختم الوارد السري المعتمد وفق الإجراءات التنظيمية.
عرض الكتب على المسؤول المختص (السيد العميد) للاطلاع والتوجيه الأصولي.
إحالة الكتب إلى الأقسام أو الشعب المعنية بأسلوب آمن وحسب توجيهات المسؤول.
المتابعة الدقيقة للكتب الواردة التي تتطلب إجابة رسمية أو إجراءً معيناً.
حفظ الكتب والأوليات الحساسة في أضابير خاصة ومؤمنة.
أرشفة الكتب ورقيًا وإلكترونيًا وفق التعليمات والضوابط المعتمدة.
المحافظة التامة على سرية الكتب والوثائق ومنع اطلاع غير المخولين عليها.
📤 ثانياً: مهام عمل وحدة الصادر السري
استلام الكتب السرية المعدّة للإرسال بعد استكمال الموافقات والتواقيع الأصولية.
تدقيق الكتاب ومرفقاته وتأكيد دقة الجهة الموجه إليها.
تسجيل الكتاب الرسمي في سجل الصادر السري الخاص.
تثبيت رقم الصادر، تاريخه، وموضوع الكتاب بالكامل.
ختم الكتاب بالختم السري المعتمد حسب الأصول الإدارية.
وضع الكتاب في ظرف مغلق ومختوم مع بيان الجهة المرسل إليها ودرجة السرية.
تسليم الكتاب إلى الجهة المعنية بالطريقة الرسمية والأمنية المعتمدة.
توثيق عملية التسليم أو الإرسال بدقة وحسب الإجراءات المتبعة.
حفظ نسخة أصلية من الكتاب ومرفقاته في إضبارة الصادر السري.
المحافظة التامة على سرية المعلومات ومنع تسريبها لأي جهة غير مخولة.
🤝 ثالثاً: المهام والواجبات المشتركة للوارد والصادر السري
مسك وإدارة السجلات الرسمية الخاصة بالكتب والوثائق السرية الواردة والصادرة.
تنظيم الأضابير وترتيب وتصنيف الكتب حسب التسلسل الرقمي والتاريخ الأصولي.
الأرشفة الشاملة للكتب وحفظ الأوليات والنسخ الورقية والإلكترونية ببيئة آمنة.
المتابعة المستمرة لكافة المراسلات التي تتطلب إجابات سريعة أو إجراءات خاصة.
الالتزام الصارم بتعليمات السرية والكتمان العالي والصلاحيات الإدارية المقرة.
