قسم شؤون المواطنين
جامعة كركوك
يُعنى قسم شؤون المواطنين في رئاسة جامعة كركوك بتعزيز التواصل المباشر بين الجامعة والمواطنين، وتنظيم مقابلات السيد رئيس الجامعة، واستقبال المراجعين والاستماع إلى طلباتهم وشكاواهم ومقترحاتهم، والعمل على توجيهها إلى الجهات المختصة ومتابعة الإجراءات المتخذة بشأنها وفق القوانين والتعليمات النافذة.
ويعمل القسم على تسهيل إجراءات المواطنين ومتابعة معاملاتهم ومعالجة ما يمكن منها ضمن صلاحيات الجامعة، بما يسهم في تقديم خدمة إدارية تتسم بالسرعة والدقة والشفافية، وتعزيز ثقة المواطن بالمؤسسة الجامعية.
مهام شعبة شؤون المواطنين
تتمثل أبرز أعمال الشعبة في مجموعة من المهام التنظيمية والمتابعة المباشرة لخدمة المراجعين والمواطنين.
استقبال المواطنين ومراجعاتهم والاستماع إلى طلباتهم واستفساراتهم.
استلام الشكاوى والطلبات والمقترحات وتسجيلها وإحالتها إلى الأقسام أو الكليات المعنية.
متابعة إنجاز الطلبات مع الجهات المختصة والتأكد من اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.
إجابة المواطنين عن طلباتهم ومتابعة مراحل إنجاز معاملاتهم.
معالجة المشكلات الإدارية التي تواجه الطلبة أو الموظفين أو المواطنين ضمن صلاحيات الجامعة.
تنظيم وتوثيق المراجعات وحفظ السجلات الخاصة بالطلبات والشكاوى.
إعداد التقارير الدورية عن طبيعة الطلبات والشكاوى والإجراءات المتخذة بشأنها.
رفع الحالات التي تتطلب قراراً أو معالجة خاصة إلى الجهات الجامعية العليا لاتخاذ ما يلزم.
التنسيق مع الأقسام والكليات والوحدات الإدارية لضمان سرعة إنجاز معاملات المواطنين.
ما الذي نسعى إليه؟
تعمل الشعبة على تطوير تجربة المواطن وتعزيز جودة التواصل والخدمة الإدارية داخل الجامعة.
تعزيز التواصل المباشر بين الجامعة والمواطن.
تقديم خدمة إدارية تتسم بالسرعة والدقة والشفافية.
معالجة شكاوى المواطنين وطلباتهم وفق الأطر القانونية والتعليمات.
تسهيل إجراءات المراجعين وتقليل الروتين الإداري قدر الإمكان.
متابعة حقوق المواطنين وضمان عدم تأخر معاملاتهم دون مبرر.
التعرف على المشكلات المتكررة والاستفادة منها في تحسين الأداء الإداري.
تعزيز ثقة المواطن بالمؤسسة الجامعية.
المساهمة في تطبيق مبادئ النزاهة والشفافية وحسن تقديم الخدمة العامة.
وحدات شؤون المواطنين في الكليات
توجد وحدات لشؤون المواطنين في جميع كليات جامعة كركوك، وتتولى هذه الوحدات استقبال الطلبة والاستماع إلى طلباتهم ومشكلاتهم، وعرضها أمام أنظار عميد الكلية للوصول إلى الحلول القانونية الملائمة، فضلاً عن تنفيذ التعليمات الصادرة من شعبة شؤون المواطنين في رئاسة الجامعة.
في جميع الكليات
تعمل الوحدات بوصفها نقطة اتصال مباشرة مع الطلبة والمراجعين على مستوى الكليات.
تنفيذ التعليمات
تلتزم الوحدات بتنفيذ التعليمات والتوجيهات الصادرة عن الشعبة في رئاسة الجامعة.
لجنة خاصة لمتابعة أعمال الوحدات
توجد لجنة خاصة ضمن شعبة شؤون المواطنين تتولى متابعة وتقييم أعمال وحدات شؤون المواطنين في الكليات، بما يضمن توحيد مستوى الأداء، ومتابعة تنفيذ التعليمات، وتعزيز جودة الخدمة المقدمة للمراجعين والطلبة.