الهيكل التنظيمي للمكتبة

يُعد الهيكل التنظيمي لمكتبة كلية التربية الأساسية – جامعة كركوك الإطار الإداري والتنظيمي الذي يُحدد توزيع المهام والمسؤوليات بين الكوادر العاملة، ويُسهم في تنسيق الجهود لضمان تقديم خدمات مكتبية عالية الكفاءة. ويهدف هذا الهيكل إلى ضمان وضوح الأدوار وتكامل الوظائف، وتحقيق أعلى درجات الانضباط والفاعلية في العمل المكتبي.

يتكوّن الهيكل التنظيمي للمكتبة من مجموعة من الوحدات والمهام المرتبطة ببعضها بشكل تسلسلي، تخضع لإشراف مباشر من إدارة الكلية، وتتمثل مكوناته الأساسية فيما يأتي:

1. مسؤول المكتبة / مدير المكتبة

وهو المسؤول الأعلى عن تسيير شؤون المكتبة إدارياً وفنياً، ويتولى المهام التالية:

• الإشراف العام على سير العمل داخل جميع وحدات المكتبة.
• إعداد الخطط السنوية لتطوير خدمات المكتبة وتحديث مقتنياتها.
• التنسيق مع عمادة الكلية بشأن الاحتياجات المادية والبشرية للمكتبة.
• تمثيل المكتبة في الاجتماعات واللجان الأكاديمية ذات العلاقة.
• المتابعة الدورية لأداء الموظفين ورفع التقارير إلى الجهات المختصة.
• العمل على تحسين البنية التحتية، وتطوير الخدمات التقنية والمعلوماتية.

2.  الفهرسة والتصنيف

تُعنى هذه الوحدة بتنظيم المواد المكتبية وفقًا للمعايير العالمية المعتمدة (مثل تصنيف ديوي العشري)، وتقوم بما يلي:

• فهرسة الكتب والمراجع الجديدة وإدخالها في نظام المكتبة الإلكتروني.
• تصنيف المواد المكتبية حسب الموضوع لتسهيل عملية البحث والاسترجاع.
• تحديث بيانات الفهارس الورقية والإلكترونية باستمرار.
• التعاون مع وحدة الإعارة لتحديد مواقع المواد على الرفوف بدقة.

2. الإعارة

تمثل هذه الوحدة الواجهة المباشرة للمستفيدين، وتقوم بالمهام التالية:

• تسجيل إعارة الكتب للمستفيدين (داخلية وخارجية).
• متابعة تواريخ الإرجاع والتنبيه على التأخير أو الفقدان.
• تهيئة سجل إعارة إلكتروني ورقي لضبط حركة الكتب.
• تطبيق لوائح الإعارة والالتزام بشروط الاستخدام.

 4. وحدة الإرشاد والمراجع

وتُعنى بإرشاد المستفيدين وتوجيههم نحو استخدام المكتبة بشكل أمثل، وتشمل مهامها:

• مساعدة المستفيدين في البحث عن المصادر داخل الفهارس.
• تقديم الإرشاد الأكاديمي حول كيفية استخدام قواعد البيانات والمراجع.
• الإجابة عن استفسارات الطلبة والباحثين وتسهيل الوصول إلى المصادر النادرة.
• دعم الباحثين في تتبع الإنتاج الفكري داخل المكتبة أو خارجه.

 5.  الحفظ والصيانة

تهتم هذه الوحدة بصيانة مقتنيات المكتبة وحمايتها من التلف أو الضياع، وتشمل مهامها:

• ترتيب الكتب وإعادتها إلى أماكنها الصحيحة بعد الإعارة.
• ترميم الكتب التالفة والحفاظ على نظافة الرفوف وقاعات المطالعة.
• مراقبة حالة البيئة داخل المكتبة من حيث الإضاءة، التهوية، والرطوبة.
• فحص المجموعات بشكل دوري للتأكد من سلامتها.

 6. التقنية والدعم الإلكتروني

مع تطور خدمات المكتبات نحو الرقمنة، أصبح لهذه الوحدة دور أساسي، وتشمل مهامها:

• إدارة النظام الإلكتروني للفهرسة والإعارة.
• الإشراف على تشغيل أجهزة الحاسوب وقواعد البيانات.
• دعم الطلبة في استخدام المصادر الإلكترونية مثل الكتب الرقمية والمكتبات الافتراضية.
• العمل على تطوير بوابة المكتبة الإلكترونية وتحديث محتواها.

7. التوثيق والإحصاء

تعمل هذه الوحدة على توثيق كل الأنشطة المكتبية وإعداد البيانات الإحصائية التي تساعد في التخطيط والتطوير، ومن مهامها:

• إعداد تقارير دورية عن عدد المستفيدين، وعدد الإعارات، والمصادر الجديدة.
• حفظ سجلات المكتبة الورقية والإلكترونية بطريقة منظمة.
• توثيق الرسائل الجامعية والبحوث المودعة داخل المكتبة.
• المساهمة في إعداد قواعد بيانات خاصة بالمصادر المحلية.

8. العلاقات الإدارية

يرتبط مدير المكتبة إداريًا بمعاون العميد للشؤون العلمية، ويقوم برفع تقارير الأداء والخطط التطويرية إلى الجهات العليا. وتُعد العلاقة بين موضفي المكتبة علاقة تكاملية وتفاعلية، إذ يُسهم التعاون بين الفهرسة والإعارة، أو بين الإرشاد والحفظ، في تحقيق خدمة شاملة للمستفيد.