شعبة التسجيل والوثائق

 مهام الشعبة

1- استقبال طلبة القبول المركزي في بداية كل سنة دراسية جديدة من قبل لجنة خاصة مشكلة من قبل الكلية.

2- نقل وإستضافة الطلبة وفق الضوابط والتعليمات الوزارية.

3- تسجيل الطلبة المقبولين في كليتنا.     

4- تنظيم قوائم بأسماء الطلبة وتوزيعهم حسب مجاميع وإجراء الاحصاء الجامعي سنوياً.

5- تزويد الطلبة بكتب التأييد للدوائر الرسمية ومنح نماذج الأجازات المرضية.

6- تدقيق وثائق الطلبة المقبولين والمنقولين من داخل وخارج العراق والأوامر الوزارية الخاصة بتدقيق الوثائق وصحة صدورها من الجهة المانحة.

7- تثبيت المعلومات الخاصة بالطلبة المقبولين بأضابير خاصة ويتم حفظها في شعبة التسجيل.

8- إصدار الاوامر الأدارية الخاصة بالطلبة المقبولين والمستمرين بالدوام.

9- إصدار الأوامر الأدارية بالطلبة المنقولين والمستضافين والمرقنة قيودهم والمؤجلين والراسبين بالغياب.

10- إصدار هوية جامعية لكل طالب .

11- مكننة ملفات الطلبة.

12- الأرشفة الاعتيادية والألكترونية لكافة ملفات الطلبة.

13- توزيع الطلبة على المرشدين ( التدريسيين ) ومتابعتها.

14- الاجابة عن الكتب الرسمية التي ترد من الجامعات والكليات الاخرى وحفظ الاوليات حسب العائدية.

15- توزيع نتائج الامتحانات النهائية للطلبة والتي ترد من اللجنة الامتحانية.

وتتكون الشعبة من:

1- وحدة التوظيف والخريجين

2- وحدة الوثائق والخريجين ومن أبرز مهامها: 

1. اصدار الوثائق الكترونيا عن طريق نظام يعمل على برنامج SQL حيث يتضمن باركود خاص بالطالب يمنع التزوير ويمنع من حدوث أي خطأ في الوثيقة ويدار النظام من قبل ثلاث مستخدمين (مدير, مدقق ومدخل بيانات).
2. إصدار وثائق التخرج بدون درجات مع وثائق التخرج بالدرجات انكليزي وعربي وكذلك إصدار الشهادات الجدارية ومنح كتب التأييدات للطلبة الخريجين.
3. إرسال كتب الى مديرية التربية ومن ثم الى مدارس المتخرجين لجلب وثائق تخرج الإعدادية بالدرجات مصدقة من التربية قبل إصدار وثائق تخرج الكلية.
4. إرسال الوثائق الخاصة بالخريجين لمصادقتها في رئاسة الجامعة ووزارة الخارجية بطلب من الخريج بعد مصادقتها في كليتنا.
5. نشر أسماء الخريجين لكل دفعة بقائمة وإرسالها الى نقابة اطباء العراق/ فرع المركز العام لغرض تعيينهم وإرسال كتاب الى نقابة أطباء العراق/ فرع كركوك بأسماء الخريجين العشرة الاوائل لغرض تكريمهم.
6. تدقيق درجات الطلبة في الماستر شيت قبل وضعها على الوثيقة إضافة الى تدقيق الامر الجامعي الخاص بكل دفعة سواء كانوا من الدور الاول أو الدور الثاني.
7. إرسال كتب الى رئاسة الجامعة لتثبيت صحة صدور وثائق التخرج المعنونة الى وزارة الصحة والخاصة بالخريجين لكل دفعة.
8. حفظ نسخة من الوثائق بالدرجات وبدون درجات والشهادة الجدارية المصدقة قبل تسليمها للخريج.
9. بعد صدور الأمر الجامعي للدورين الاول والثاني تقوم بإصدار أمر إداري موحد للدورين.
10. الاجابة على كتب صحة الصدور (وثائق الخريجين) من قبل الكتب الواردة الينا عن طريق وزارة الخارجية ودائرة صحة كركوك.
11. الارشفة الالكترونية.
12. تنظيم ملفات الخريجين في كل دفعة.
13. تنظيم كارتات الطلبة من المرحلة الاولى الى المرحلة السادسة.